Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, każdy przedsiębiorca powinien przestrzegać wymogów dotyczących odpowiedniego archiwizowania dokumentów – zarówno tych papierowych, jak również w formie elektronicznej. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych. Na szczęście istnieje wiele firm, które oferują archiwum dokumentów i odciążają przedsiębiorstwa od zajmowania się tą, dość czasochłonną, kwestią.
Dlaczego archiwum dokumentów jest tak ważne?
Prawo pracy jest dla przedsiębiorców nieubłagane i jednocześnie chroni dane oraz interesy ich pracowników. O tym, że archiwum dokumentów jest konieczne, mówi ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w której znajdują się wszelkie wytyczne dla przedsiębiorców oraz zasady archiwizacji dokumentów. Zgodnie z tą ustawą, każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez okres 50 lat – od momentu ich powstania albo zakończenia pracy zatrudnionego w danej firmie.
Co w sytuacji, gdy firma przestaje istnieć? Jest to oczywiście bardzo częste zjawisko, które jednak w żadnym stopniu nie zwalnia pracodawcy od obowiązku – wręcz przeciwnie! Musi on znaleźć specjalną firmę, zajmującą się przechowywaniem dokumentów, która zadba o tę kwestię za niego. Możliwe jest też skorzystanie z archiwum państwowego – jednak tylko wtedy, gdy przedsiębiorca wykaże, że nie posiada odpowiednich możliwości finansowych, by przechować dokumenty.
Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak istotna?
Powód jest bardzo prosty – chodzi tutaj o bezpieczeństwo danych pracowników, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce. W dzisiejszych czasach, kiedy ogromne znaczenie odgrywa RODO, jest to kwestia fundamentalna dla każdego przedsiębiorcy. Co więcej, musi on zadbać, aby dokumenty nie zostały zniszczone, a dostęp do wszelkiego rodzaju umów powinny mieć tylko osoby do tego uprawnione, nazywane administratorami danych.
Co w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie dopełni formalności, związanych z archiwizowaniem danych? Jeżeli dokumentacja pracownicza trafi w niepowołane ręce i dojdzie do wycieku danych, może dojść do ukarania przedsiębiorcy. Mowa tutaj o karze grzywny, która może opiewać nawet na 30 tysięcy złotych. Warto więc zadbać o bezpieczeństwo danych.
Jak archiwizować dane?
Nie wszystkie przedsiębiorstwa mogą pozwolić sobie na własne archiwum dokumentów, jednak nie powinno to stanowić problemu. Doskonałą alternatywą, która pozwoli również znacznie zoptymalizować koszty prowadzonej działalności, jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanej w tej kwestii firmy, która zapewni archiwizację dokumentów oraz bezpieczeństwo wszelkich danych, jakie są jej przekazywane. Firma taka posiada duże możliwości związane z przechowywaniem dokumentów, a także ich digitalizacją oraz zarządzaniem. W ten sposób przedsiębiorca zostaje odciążony od tego obowiązku i może skupić się na swojej podstawowej działalności.
Aby znaleźć odpowiednią firmę, w której dane będą bezpieczne, warto:
- sprawdzić doświadczenie firmy oraz jej dotychczasowe realizacje – w ten sposób zyskasz pewność, że archiwum dokumentów pracowniczych będzie w stu procentach profesjonalne i nie przysporzy Ci niespodziewanych problemów,
- sprawdzić opinie na temat firmy w Internecie – dzięki temu zweryfikujesz jej profesjonalizm i dowiedz się, czy klienci, którzy do tej pory korzystali z jej usług, są w pełni zadowoleni,
- sprawdzić, czy dana firma oferuje również inne usługi, takie jak digitalizacja dokumentów albo ich niszczenie – zyskasz wtedy partnera biznesowego, który pomoże Ci w wielu kwestiach związanych z bezpieczeństwem danych.
